Ajouter des notes à un profil de bénévole

Résumé

Les notes vous permettent de conserver une trace écrite, datée et signée au profil d’un bénévole : conversations, suivis et décisions, le tout au même endroit. Cet article explique comment ajouter une note, où les notes apparaissent, qui peut les voir et ce qui vaut la peine d’être consigné par écrit.

À qui s’adresse cet article

• Administrateurs d’église dont le rôle comprend la gestion des notes de bénévoles
• Propriétaires du compte

Ce qu’il vous faut

Assurez-vous d’avoir :

• Un accès administrateur avec la permission de gérer les notes de bénévoles
• Le profil du bénévole ouvert depuis la page Communauté (voir Gérer les bénévoles : recherche, filtres et profils)

Avant de commencer

Les notes sont réservées au personnel de l’église. Le bénévole ne les voit jamais dans son propre compte, et c’est exactement pourquoi elles méritent du soin : chaque note devient une partie du dossier que votre église conserve au sujet d’une personne.

Chaque note consigne automatiquement qui l’a écrite et quand; vous n’avez donc rien à signer ni à dater vous-même. Vous pouvez aussi joindre des fichiers à une note, pour que les documents à l’appui restent avec le dossier.

Certaines notes s’écrivent toutes seules. Quand un administrateur passe outre une vérification d’antécédents échouée, refuse un bénévole ou rejette une référence, l’explication écrite est enregistrée automatiquement au profil sous forme de note, ce qui garde toute l’histoire au même endroit.

Un mot sur ce qu’il faut consigner. Tenez-vous-en aux faits, aux dates et à ce qui a réellement été dit ou convenu : une conversation sur l’horaire, un suivi de formation, le contexte derrière une décision de sélection. Laissez de côté les spéculations, les opinions de seconde main et les étiquettes. Un bon test : écrivez chaque note comme si elle pouvait un jour être lue à voix haute lors d’un examen du dossier, parce que ça pourrait arriver.

Étapes pour ajouter une note

1. Ouvrez le profil du bénévole

Depuis Communauté, sélectionnez le nom du bénévole. Son panneau de profil s’ouvre à côté de la liste.

2. Ouvrez la section Notes

Faites défiler jusqu’à la section Notes du profil. L’en-tête indique combien de notes existent déjà. Ouvrez la section pour voir la liste, avec la date et le sujet de chaque note.

[Capture d’écran : section Notes d’un profil de bénévole, montrant la liste des notes avec leurs dates et leurs sujets, et le bouton Ajouter]

3. Sélectionnez Ajouter

L’éditeur de note s’ouvre sur place.

4. Donnez un sujet clair à la note

Le sujet est ce que vous chercherez plus tard, alors rendez-le facile à retrouver : « Appel avec Maria au sujet de l’équipe du dimanche », pas « Note ». Le bouton Enregistrer reste désactivé tant qu’un sujet n’a pas été saisi.

5. Rédigez la note

Tapez le contenu dans l’éditeur. Une mise en forme de base est offerte. Restez factuel et suffisamment complet pour qu’un collègue puisse reprendre le fil.

[Capture d’écran : éditeur de note avec le champ Sujet et le corps en texte enrichi, montrant les boutons Enregistrer et Annuler]

6. Sélectionnez Enregistrer

La note s’ajoute immédiatement à la liste, marquée de votre nom et de la date.

Ce qui se passe ensuite

La note apparaît dans la liste des notes sous sa date et son sujet. Sélectionner le sujet ouvre la note complète, qui affiche le contenu ainsi que le nom de l’auteur et la date. Tout administrateur ayant la permission des notes peut la lire; le bénévole, lui, ne le peut pas.

Les notes ne peuvent pas être modifiées après l’enregistrement. Si quelque chose doit être corrigé, la trace la plus propre est une note de suivi qui rétablit les faits. Une note peut être supprimée (on vous demandera de confirmer), mais la suppression la retire entièrement du dossier : réservez cela aux notes véritablement erronées, pas à celles qui sont simplement embarrassantes.

Dépannage

Le bouton Enregistrer est grisé

• Un sujet est obligatoire. Saisissez-en un et Enregistrer deviendra disponible.

Je ne vois pas de section Notes sur le profil

• Votre rôle d’administrateur n’inclut peut-être pas la permission des notes. Demandez au propriétaire du compte de revoir votre rôle.

Je dois corriger une note déjà enregistrée

• Les notes ne peuvent pas être modifiées. Ajoutez une nouvelle note qui rectifie le dossier, en mentionnant la date de la note originale.
• Ne supprimez la note originale que si elle est factuellement erronée et que la note corrective la couvre.

Une note est apparue et personne dans l’équipe ne se souvient de l’avoir écrite

• Les décisions de sélection créent des notes automatiquement : passer outre une vérification d’antécédents, refuser un bénévole ou rejeter une référence enregistre chaque fois l’explication écrite sous forme de note.

Notes

• Les notes ne sont visibles que par les administrateurs de l’église, jamais par le bénévole.
• L’auteur et la date sont consignés automatiquement pour chaque note.
• Un sujet est obligatoire avant de pouvoir enregistrer une note.
• Les notes ne peuvent pas être modifiées. Ajoutez une note corrective, ou supprimez (avec confirmation) une note véritablement erronée.
• Les décisions de sélection enregistrent automatiquement leurs explications sous forme de notes.
• Écrivez chaque note comme si elle pouvait être lue plus tard lors d’un examen du dossier.