Configurez votre église : du début à la fin

Résumé

Voici la configuration complète, dans l’ordre, d’un compte vide jusqu’à vos premiers bénévoles en formation. Chaque étape tient en une phrase et un lien vers l’article complet, pour que vous puissiez suivre le chemin ici et ouvrir les détails seulement là où vous en avez besoin. La plupart des églises sont opérationnelles en moins d’une semaine.

À qui s’adresse cet article

Les propriétaires du compte qui configurent un tout nouveau compte Parcours Sécuritaires
Les administrateurs d’église responsables de l’intégration

Ce dont vous aurez besoin

Assurez-vous d’avoir :

Un accès administrateur (les premières étapes sont plus faciles en tant que propriétaire du compte)
Les informations de votre église : nom, province, adresse postale et un logo carré
Le fichier de votre politique de protection, en PDF ou Word
Un compte Canpro SOS, pour pouvoir commander des vérifications d’antécédents depuis la plateforme
Vos identifiants Planning Center ou Rock RMS, si votre église utilise l’un ou l’autre

Avant de commencer

Les étapes ci-dessous suivent le même ordre que l’assistant de configuration dans l’application, et cet ordre est délibéré. Quelques étapes dépendent des précédentes : la province définie dans votre profil d’église détermine quelles exigences de sélection s’appliquent, alors elle vient en premier, et votre politique ainsi que vos questions de référence et de reconnaissance devraient exister avant que les bénévoles commencent, pour que leur signature et leurs références fonctionnent du premier coup.

Vous n’avez pas à tout terminer d’un seul coup. Votre tableau de bord administrateur montre ce qui est fait et ce qui reste, pour que vous puissiez arrêter et reprendre là où vous étiez rendu.

Étapes pour configurer votre église

1. Configurez votre profil d’église

Entrez votre nom, votre province, vos contacts et votre logo. La province est ce qui compte le plus ici, parce qu’elle détermine les exigences de sélection appliquées à votre église, alors réglez-la correctement avant d’assigner quoi que ce soit. Voir Configurer votre profil d’église.

2. Bâtissez votre équipe administrative

Invitez les personnes qui vous aideront à gérer Parcours Sécuritaires et donnez à chacune le niveau d’accès qui correspond à son travail, en réservant les accès les plus larges au plus petit nombre de personnes possible. Voir Équipe administrative.

3. Téléversez la politique de votre église

Ajoutez la politique de protection que vos bénévoles liront et signeront. Voir Téléverser votre politique d’église.

4. Définissez vos questions de reconnaissance

Décidez de ce que chaque bénévole accepte en signant la politique. Voir Gérer les questions de reconnaissance des politiques de votre église.

5. Définissez vos questions de référence

Décidez des questions posées aux références de vos bénévoles. Voir Définir vos questions de référence.

6. Connectez vos systèmes

Connectez Canpro SOS pour commander et suivre les vérifications d’antécédents sans quitter Parcours Sécuritaires, et connectez Planning Center si vous voulez que vos membres se synchronisent automatiquement. Voir Canpro SOS : comment connecter Parcours Sécuritaires, Planning Center : comment connecter Parcours Sécuritaires, et, si vous l’utilisez, Rock RMS.

7. Importez vos membres

Faites entrer vos gens depuis Planning Center, Rock ou un fichier Excel. Les lignes valides sont importées et tout ce qui a besoin d’une correction est signalé, pour que quelques lignes problématiques ne bloquent jamais le lot. Voir Importer des membres.

8. Transférez la formation et la sélection passées, si vous changez de fournisseur

Si vous quittez un autre fournisseur, importez l’historique de formation et de sélection de vos bénévoles pour que personne ne reparte à zéro. Voir Importer l’historique des bénévoles.

9. Assignez les parcours

Assignez à chaque bénévole le parcours qui correspond à son rôle. C’est l’étape qui envoie leur invitation par courriel et met tout en marche, alors gardez-la pour quand votre politique et vos questions seront prêtes. Voir Assigner des parcours aux bénévoles.

10. Faites-vous former et vérifier

Si vous servez aussi dans un rôle de ministère, configurez votre propre compte bénévole et complétez la formation, puisqu’un compte administrateur n’est pas un compte bénévole vérifié. Voir Administrateurs : comment vous faire former et vérifier.

Ce qui se passe ensuite

Une fois les parcours assignés, l’automatisation prend le relais : les courriels de rappel sont envoyés, les références sont recueillies, et les renouvellements sont signalés avant qu’ils n’expirent. À partir d’ici, votre camp de base est le tableau de bord, où toute personne qui a besoin d’attention remonte à la surface. Voir Votre tableau de bord administrateur.

Dépannage

Je ne sais pas trop à quelle étape je suis rendu

Votre tableau de bord administrateur affiche une liste de vérification de première visite qui montre ce qui est fait et ce qui s’en vient; utilisez-la comme carte.

Un élément de menu dont j’ai besoin ne s’affiche pas

Certaines fonctionnalités apparaissent seulement une fois qu’elles sont activées ou que votre rôle le permet. Les éléments d’importation Planning Center et Rock apparaissent après la connexion de l’intégration, et les onglets de Paramètres suivent votre niveau d’accès.
Demandez à votre propriétaire du compte si vous croyez qu’il vous manque des accès que vous devriez avoir.

Je veux que les bénévoles commencent avant que la politique soit prête

Configurez d’abord votre politique et vos questions de référence et de reconnaissance. Sans elles, les bénévoles ne peuvent pas signer la politique ni voir leurs références recueillies, et vous devrez courir après les manques plus tard.

Personne n’a reçu de courriel après l’importation de mes membres

C’est normal. L’importation n’envoie de courriel à personne; les invitations partent quand vous assignez un parcours.

Notes

L’ordre suit l’assistant de configuration dans l’application; la province (dans le profil) avant les parcours, et la politique et les questions avant les bénévoles, sont les éléments qui dépendent vraiment de l’ordre.
Vous pouvez faire une pause et reprendre; le tableau de bord administrateur suit ce qui reste.
Importer des personnes n’envoie pas d’invitations. Assigner un parcours, oui.
Si vous servez dans un rôle de ministère, vous avez besoin de votre propre compte bénévole en plus de votre compte administrateur.