Résumé
Les questions de référence sont les questions auxquelles répondent les références désignées lorsqu’elles soumettent une référence pour un candidat bénévole. Vous contrôlez exactement ce qui est demandé, qu’il s’agisse de savoir depuis combien de temps la référence connaît la personne ou si elle la recommanderait pour un rôle auprès d’enfants ou d’adultes vulnérables.
Avant de commencer
Aucune préparation particulière n’est nécessaire; vous pouvez commencer à ajouter des questions tout de suite. Gardez en tête :
- Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur peuvent ajouter, modifier ou supprimer des questions de référence.
- Les changements prennent effet immédiatement; il n’y a pas de bouton Enregistrer. Chaque question est enregistrée dès qu’elle est ajoutée ou modifiée.
- Les questions sont présentées aux références dans l’ordre affiché. Vous pouvez les réorganiser en tout temps.
⚠️ Permission requise
Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur peuvent téléverser des documents de politique et modifier les déclarations de confirmation. Si vous ne voyez pas les options décrites ci-dessous, contactez l’administrateur Parcours Sécuritaires de votre église.
Étapes pour définir vos questions de référence
1. Ajouter une question de référence
Pour créer une nouvelle question à partir de zéro :
- Depuis votre tableau de bord administrateur, allez à Questions de référence dans le menu de navigation de gauche.
- Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit de la page.
- Une nouvelle ligne apparaîtra. Saisissez le texte de votre question dans le champ Question.
- Sélectionnez un Type pour la question (voir l’étape 2 ci-dessous) et indiquez si la question est Obligatoire.
- Cliquez sur le crochet pour enregistrer. La question apparaîtra immédiatement dans la liste, et les références la verront au prochain envoi d’une demande de référence.
2. Choisir un type de question
Chaque question a un Type qui détermine comment la référence répond. Il y a trois options :
Texte
La référence rédige une réponse libre. Idéal pour les questions ouvertes comme « Dans quel contexte avez-vous connu le candidat? » ou « Y a-t-il autre chose dont vous aimeriez nous faire part? »
Évaluation
La référence choisit un score sur une échelle. Idéal pour les questions qui gagnent à avoir une mesure uniforme et comparable, comme « Comment évalueriez-vous la maturité, le jugement et la fiabilité du candidat? »
Oui / Non
La référence sélectionne Oui ou Non. Idéal pour les questions claires et binaires comme « Recommandez-vous cette personne pour un rôle auprès d’enfants ou d’adultes vulnérables? »
💡Conseil
Utilisez un mélange de types pour obtenir une référence complète. Un ensemble typique pourrait inclure des questions Texte pour le contexte, une question Évaluation pour le caractère général, une question Oui / Non pour une recommandation directe, et une dernière question Texte facultative pour tout ce que la référence souhaite ajouter.
3. Utiliser l’option Charger les exemples
Parcours Sécuritaires fournit six exemples de questions prêtes à utiliser, conçues pour recueillir les renseignements les plus pertinents pour la sélection en matière de protection. Elles couvrent le contexte de la relation, la durée de la connaissance, l’évaluation du caractère, les préoccupations, une recommandation directe et une question ouverte pour conclure.
- Cliquez sur le bouton Charger les exemples dans le coin supérieur droit de la page Questions de référence.
- Les six questions par défaut apparaîtront immédiatement dans la liste.
- Passez en revue chaque question. Modifiez-les, supprimez-les ou réorganisez-les selon les besoins de votre église.
⚠️ Attention
Cliquer sur Charger les exemples remplacera toutes les questions que vous avez déjà créées par l’ensemble par défaut. Copiez les questions personnalisées que vous voulez conserver avant de charger les exemples.
Les six exemples de questions Parcours Sécuritaires
Voici les questions chargées lorsque vous cliquez sur Charger les exemples :
Gérer vos questions
Une fois les questions dans la liste, vous pouvez les modifier, les réorganiser ou les supprimer en tout temps.
Modifier une question
- Cliquez sur l’icône de crayon à droite de la ligne de la question.
- Mettez à jour le texte de la question, son type ou son paramètre Obligatoire.
- Confirmez pour enregistrer. Le changement prend effet immédiatement.
Réorganiser les questions
La colonne Ordre montre la séquence que verront les références. Pour changer l’ordre, numérotez les questions dans l’ordre où vous souhaitez qu’on y réponde.
Supprimer une question
- Cliquez sur l’icône de suppression à droite de la ligne de la question.
- Confirmez la suppression lorsqu’on vous le demande. Cette action est irréversible.
Foire aux questions
Puis-je marquer une question comme « facultative »?
Oui. Lorsque vous ajoutez ou modifiez une question, réglez le champ Obligatoire à Non. Les questions facultatives seront quand même présentées à la référence, mais il ne sera pas obligatoire d’y répondre avant de soumettre la référence.
Les références qui ont déjà soumis une référence verront-elles les questions mises à jour?
Non. Les changements aux questions de référence s’appliquent seulement aux demandes de référence envoyées après la modification. Les références déjà soumises ne sont pas touchées, et leurs réponses sont conservées telles qu’enregistrées.
Combien de questions de référence puis-je ajouter?
Il n’y a pas de limite fixe. Nous recommandons toutefois de garder votre ensemble de questions concis, généralement six à huit questions, pour que les références puissent remplir le formulaire sans difficulté. Un formulaire plus court et ciblé tend à produire des réponses plus réfléchies.
Puis-je personnaliser les exemples de questions après les avoir chargés?
Oui. Les exemples de questions sont entièrement modifiables une fois chargés. Vous pouvez changer la formulation, changer le type, modifier le paramètre Obligatoire, ajouter de nouvelles questions, retirer celles dont vous n’avez pas besoin ou les réorganiser selon le processus de référence de votre église.
Puis-je avoir des questions de référence différentes selon les ministères?
Pour l’instant, un seul ensemble de questions de référence s’applique à tous les ministères. Si vous avez besoin de questions propres à un ministère, nous recommandons d’inclure le contexte du ministère dans la formulation de la question (p. ex. « Comment évalueriez-vous l’aptitude de cette personne pour un rôle au ministère auprès des enfants? »).