Gérer les bénévoles : recherche, filtres et profils

Résumé

La page Communauté est votre port d’attache pour trouver les gens : cherchez par nom, affinez la liste avec les filtres et les colonnes, et ouvrez le profil de n’importe qui sans perdre votre place. Cet article couvre comment trouver un bénévole, les options de filtres et de colonnes, ce qu’un profil contient, et ce qu’un administrateur peut y modifier.

À qui s’adresse cet article

Les administrateurs d’église qui gèrent la liste des bénévoles
Les propriétaires du compte

Ce dont vous aurez besoin

Assurez-vous d’avoir :

Un accès administrateur avec la permission de voir les membres
Des personnes dans votre compte, ajoutées par importation ou par invitation

Avant de commencer

Une chose à garder en tête avant d’ouvrir quoi que ce soit : les profils des bénévoles contiennent des renseignements personnels, y compris les coordonnées et le statut de sélection. Ouvrez un profil quand vous avez une raison de le faire, et rappelez-vous que ce que vous y modifiez devient une partie du dossier de ce bénévole.

Cet article est la visite rapide. Pour un tour plus approfondi de chaque colonne et de chaque bouton bascule, voir Communauté : la liste des membres de votre église.

Étapes pour trouver et ouvrir un profil de bénévole

1. Ouvrez Communauté

Sélectionnez Communauté dans le menu de gauche du tableau de bord administrateur. La page liste tout le monde dans votre compte.

[Capture d’écran : page Communauté montrant la boîte de recherche, le bouton bascule Actifs seulement, le filtre par étiquettes et la liste des bénévoles]

2. Cherchez par nom ou par courriel

Tapez dans la boîte de recherche en haut à gauche et sélectionnez Rechercher. L’icône d’effacement à côté de la boîte la réinitialise.

3. Affinez la liste avec les filtres

Le bouton bascule Actifs seulement (activé par défaut) masque les comptes inactifs; désactivez-le quand vous cherchez quelqu’un qui n’a pas encore accepté son invitation. Le menu déroulant « Filtrer par étiquettes... » réduit la liste aux bénévoles qui portent une étiquette, et chaque étiquette appliquée s’affiche comme une pastille que vous pouvez retirer.

4. Choisissez vos colonnes

Le menu déroulant « Afficher les colonnes... » contrôle ce que la liste affiche. À côté du nom du bénévole, vous pouvez afficher Nom d’utilisateur, Courriel, Téléphone, Formation, Étiquettes, 6 mois, Réf 1, Réf 2, Politique signée, À risque et Expiré, pour qu’un seul coup d’œil réponde à la plupart des questions de statut sans ouvrir le profil de personne.

5. Ouvrez le profil

Sélectionnez le nom d’un bénévole. Son panneau de profil s’ouvre à côté de la liste, pour que vous gardiez votre position de défilement et vos filtres. Les badges sur la ligne vous donnent l’essentiel : un badge vert Bénévole pour les bénévoles actifs avec une formation assignée, et un badge rouge Suspendu ou Fin du bénévolat si le compte a été suspendu ou si le bénévolat a pris fin.

[Capture d’écran : panneau de profil du bénévole ouvert à côté de la liste Communauté, montrant les sections Renseignements du bénévole et Adulte autorisé]

6. Consultez et mettez à jour ce qu’il vous faut

Le profil est organisé en sections repliables :

Renseignements du bénévole : prénom, nom de famille, courriel et téléphone, plus Réinitialiser le mot de passe.
Adulte autorisé : le portrait de la sélection en un seul endroit, y compris la participation à l’église, les deux références et le résumé de la vérification d’antécédents.
Parcours : chaque parcours assigné et son statut d’achèvement.
Politique de l’église : les politiques que le bénévole a signées.
Notes : le dossier de notes du bénévole (administrateurs seulement).
Étiquettes et exigences personnalisées : les étiquettes et tout élément de liste supplémentaire que votre église suit.

Faites vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer au bas du panneau. Annuler les rejette, et fermer le panneau sans enregistrer fait perdre les modifications non enregistrées.

Ce qui se passe ensuite

Les modifications enregistrées prennent effet immédiatement et s’intègrent au dossier du bénévole. Si votre église est connectée à Planning Center, les champs d’identité (nom, courriel, téléphone) sont importés et en lecture seule ici; mettez-les à jour dans Planning Center. Parcours Sécuritaires renvoie automatiquement les statuts à Planning Center. Voir Planning Center : qu’est-ce qui se synchronise? pour les détails.

Un bouton mérite le respect : Mettre fin au bénévolat vous demande une raison, prend effet immédiatement et retire le bénévole du service actif. Utilisez-le selon le processus de votre église, pas comme un filtre rapide.

Dépannage

Je ne trouve pas un bénévole qui est pourtant dans le système

Désactivez le bouton bascule Actifs seulement. Les personnes qui n’ont pas encore accepté leur invitation peuvent ne pas apparaître dans la vue par défaut.
Videz la boîte de recherche et retirez tout filtre d’étiquette, puis cherchez de nouveau avec seulement un nom de famille.
Si la personne n’a jamais été importée ou invitée, elle n’est pas encore dans la liste. Ajoutez-la ou lancez d’abord votre importation.

Les champs du profil sont grisés

Votre église est connectée à Planning Center, donc les informations d’identité sont en lecture seule dans Parcours Sécuritaires. Mettez-les à jour dans Planning Center.
Réinitialiser le mot de passe fonctionne même quand les champs sont en lecture seule.

Je peux ouvrir les profils mais je ne peux rien modifier

Votre rôle d’administrateur n’inclut peut-être pas la permission de gérer les membres. Demandez à votre propriétaire du compte de revoir votre rôle.

La colonne Formation est vide pour quelqu’un

Aucun parcours n’est encore assigné. Voir Assigner des parcours aux bénévoles pour en assigner un.

Notes

Communauté est le point central de recherche, de filtres et de profils pour tout le monde dans votre compte.
Le panneau de profil s’ouvre à côté de la liste, pour que vous ne perdiez jamais votre place.
Sélectionnez Enregistrer avant de fermer le panneau; les modifications non enregistrées sont perdues.
Quand Planning Center est connecté, les champs d’identité sont en lecture seule dans Parcours Sécuritaires.
Les profils des bénévoles sont des renseignements personnels : ouvrez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
Mettre fin au bénévolat prend effet immédiatement et demande une raison.