Quand un bénévole part : fin du bénévolat, retrait et facturation

Résumé

Quand quelqu’un cesse de faire du bénévolat, vous mettez fin à son bénévolat depuis son profil dans Communauté. Cet article couvre comment mettre fin au bénévolat d’une personne et la réintégrer, ce qui change pour cette personne, comment fonctionne le retrait complet d’un dossier, et ce que la fin du bénévolat fait, et ne fait pas, à votre facturation.

À qui s’adresse cet article

Les administrateurs d’église avec la permission de gérer les bénévoles

Les propriétaires du compte

Ce dont vous aurez besoin

Assurez-vous d’avoir :

• Un accès administrateur avec la capacité de gérer les bénévoles
• Le profil Communauté du bénévole ouvert devant vous

Avant de commencer

La fin du bénévolat concerne l’accès, pas la suppression. Elle empêche la personne de se connecter et la retire de votre liste active, mais elle garde son dossier, son historique de formation, ses références et sa sélection intacts, pour que vous puissiez la réintégrer si elle revient. Rien n’est perdu. Mettre fin au bénévolat remplace l’ancienne action Suspendre le bénévole; les bénévoles suspendus avant ce changement affichent encore un badge Suspendu sur leur ligne.

Le retrait complet d’un dossier n’est volontairement pas un bouton libre-service, parce qu’un dossier de protection doit survivre au départ d’un bénévole. Si un dossier doit vraiment être retiré, c’est le soutien de Parcours Sécuritaires qui s’en occupe à admin@safepathways.com.

Cet article porte sur les bénévoles. Un compte administrateur est distinct, et la suspension ou la réintégration d’un administrateur se fait dans l’onglet Administrateurs des Paramètres.

Étapes pour mettre fin au bénévolat

1. Ouvrez le profil du bénévole

Dans Communauté, cherchez le bénévole et sélectionnez son nom pour ouvrir son panneau de profil. Voir Communauté : la liste des membres de votre église pour trouver les gens.

2. Sélectionnez Mettre fin au bénévolat

Sélectionnez le bouton rouge Mettre fin au bénévolat en haut du panneau. On vous demandera une courte raison, qui est obligatoire et qui est conservée avec le dossier. Vous avez besoin de la capacité de gestion des bénévoles pour cette action.

3. Confirmez ce que fait la fin du bénévolat

Une fois l’action confirmée, le bénévole ne peut plus se connecter tant qu’il n’est pas réintégré. L’action est consignée par écrit avec la raison, le nom de la personne qui l’a faite et le moment, et le profil affiche un badge Fin du bénévolat avec la date.

4. Réintégrez la personne si elle revient

Pour revenir en arrière, ouvrez le même profil et sélectionnez Réintégrer le bénévole. On vous demandera aussi une raison ici. Le bénévole peut se connecter de nouveau, et son dossier est exactement comme il l’a laissé.

Ce qui se passe ensuite

Un bénévole dont le bénévolat a pris fin ne peut pas se connecter, ne compte plus dans votre nombre d’adultes autorisés et porte la mention Fin du bénévolat sur votre tableau de bord et dans Communauté, pendant que son dossier complet reste préservé. S’il revient, Réintégrer le bénévole restaure tout.

Pour effacer un dossier complètement, contactez admin@safepathways.com. Ce n’est pas libre-service, et c’est voulu : c’est pour protéger l’historique de conformité dont votre église pourrait avoir besoin des années plus tard.

Ce que la fin du bénévolat fait à votre facturation

Votre facture est fixée par le niveau auquel vous vous engagez, c’est-à-dire le nombre de comptes bénévoles pour votre année. Mettre fin au bénévolat d’une personne concerne l’accès, pas votre nombre engagé.

La facturation commence quand un parcours est assigné à une personne pour la première fois, et pendant une année, votre nombre facturé peut seulement augmenter, jamais diminuer.

Mettre fin au bénévolat d’une personne, ou retirer l’attribution de son parcours, ne réduit pas ce qui vous est facturé pour l’année en cours. La réduction prend effet l’année suivante, au renouvellement, et il n’y a pas de remboursement pour la partie non utilisée de l’année en cours.

Les comptes bénévoles ne sont pas transférables, donc le compte d’un bénévole dont le bénévolat a pris fin n’est pas libéré pour être donné à quelqu’un d’autre en cours d’année.

La seule exception est une véritable erreur : une attribution peut être annulée depuis la liste des parcours du bénévole tant que le bénévole n’a pas encore été avisé et qu’il n’y a pas encore touché, et l’annulation renverse complètement la facturation de cette attribution.

Les vérifications d’antécédents sont facturées directement par Canpro SOS, donc mettre fin au bénévolat d’une personne n’a aucun effet sur une vérification déjà commandée.

Pour le fonctionnement des niveaux et des comptes bénévoles, voir Facturation et comptes bénévoles.

Dépannage

Le bouton Mettre fin au bénévolat n’est pas là

Votre rôle d’administrateur n’inclut peut-être pas la capacité de gestion des bénévoles. Demandez à votre propriétaire du compte de revoir vos autorisations.

J’ai mis fin au bénévolat de quelqu’un mais ma facture n’a pas changé

C’est normal. La fin du bénévolat contrôle l’accès, pas votre nombre de comptes engagé, qui change à votre prochain renouvellement.

Je dois retirer un bénévole complètement

Le retrait n’est pas libre-service, pour protéger l’historique de conformité. Contactez admin@safepathways.com avec le nom de votre église et celui du bénévole.

Un bénévole dont le bénévolat a pris fin apparaît encore dans mes listes

Son dossier est conservé volontairement, et sa ligne affiche un badge Fin du bénévolat. Utilisez les filtres de vos listes pour le masquer. Voir Gérer les bénévoles : recherche, filtres et profils.

Notes

Mettre fin au bénévolat bloque la connexion, exige une raison écrite, se renverse avec Réintégrer le bénévole et préserve le dossier complet du bénévole.

Le retrait complet d’un dossier est une action du soutien de Parcours Sécuritaires, pas un bouton libre-service.

La fin du bénévolat ne change pas votre nombre de comptes facturé pour l’année en cours; les réductions prennent effet l’année suivante. L’annulation d’une attribution vraiment erronée est l’exception.

Les comptes bénévoles ne sont pas transférables; les vérifications d’antécédents sont facturées par Canpro SOS, qu’il y ait fin du bénévolat ou non.

Pour le volet renouvellements et expirations de la gestion des gens, voir Gérer les renouvellements et les expirations.