Rapport d’audit : aperçu, exportation et confidentialité
Générez un dossier horodaté de la sélection, de la formation et des signatures de politiques, puis partagez-le avec les personnes qui ont besoin de preuves.
Résumé
Quand une préoccupation ou une allégation est signalée, le rapport d’audit aide votre église à répondre avec calme, avec constance et avec une documentation sur laquelle vous pouvez vous appuyer. Cet article explique ce qu’est le rapport, pourquoi les assureurs et les conseils y tiennent, qui peut en générer un, comment l’exporter, et les règles de confidentialité qui l’accompagnent.
À qui s’adresse cet article
- Les administrateurs d’église autorisés à générer des rapports d’audit
- Les responsables des interventions qui gèrent une préoccupation ou une allégation
Ce dont vous aurez besoin
Assurez-vous d’avoir :
- Un accès administrateur avec la capacité « Générer des rapports d’audit »
- Le nom de chaque bénévole que le rapport doit couvrir
- Au besoin, la plage de dates pertinente pour la situation
Avant de commencer
Le rapport d’audit rassemble des dossiers horodatés dans une seule exportation, pour que les administrateurs autorisés et les responsables des interventions n’aient jamais à fouiller dans les boîtes de réception, les cartables ou les feuilles de calcul dans un moment difficile. Utilisez-le quand vous devez montrer ce que votre église savait, ce qui a été complété, et à quel moment : les dossiers de sélection et de vérifications d’antécédents, les formations complétées et les scores de quiz, les politiques signées, les notes des administrateurs et les événements d’audit clés liés à la période sélectionnée.
Ce rapport ne détermine ni culpabilité ni innocence, et il ne constitue pas un avis juridique. C’est un dossier factuel qui soutient un signalement adéquat, les exigences de votre assureur et un processus équitable. Suivez votre politique de protection : signalez, n’enquêtez pas, traitez le tout de façon confidentielle et partagez l’exportation seulement avec les personnes autorisées à en prendre connaissance.
Pourquoi les assureurs et les conseils y tiennent-ils? Tout se résume à une question : pouvez-vous montrer ce que vous saviez et ce que vous avez fait? Un dossier horodaté généré en quelques minutes y répond. Et comme Parcours Sécuritaires archive le rapport d’audit pendant 50 ans, le dossier survit aux transitions de personnel, aux changements de logiciel et aux classeurs.
Étapes pour générer et exporter un rapport d’audit
1. Ouvrez la page Rapport d’audit
Sélectionnez l’élément Rapport d’audit dans le menu de gauche du tableau de bord administrateur (l’étiquette du menu affiche actuellement « Audit »). La page s’ouvre avec les indications ci-dessus et une barre de recherche.
2. Recherchez le bénévole
Recherchez par nom, courriel, téléphone ou notes. Vous pouvez aussi définir une date de début et une date de fin à côté de la barre de recherche; laissez-les vides pour couvrir tout l’historique. La plage de dates filtre les dossiers détaillés du rapport (formation, quiz et événements d’audit), alors définissez-la seulement quand une période précise compte.
[Capture d’écran : la page Rapport d’audit montrant la barre de recherche avec les champs de plage de dates et une liste de bénévoles correspondants]
3. Ajoutez chaque bénévole au rapport
Sélectionnez Ajouter à côté de chaque personne. Son badge passe à Ajouté, et elle apparaît dans la liste du rapport plus bas. Un rapport peut couvrir un seul bénévole ou plusieurs.
4. Vérifiez la liste du rapport
La section de la liste affiche toutes les personnes que le rapport couvrira. Retirez toute personne ajoutée par erreur à l’aide de l’icône de suppression sur sa ligne.
[Capture d’écran : la liste du rapport montrant les bénévoles sélectionnés et la carte Options du rapport avec le menu déroulant Format d’exportation et le bouton Générer le rapport]
5. Choisissez le format d’exportation
Choisissez parmi Les deux (PDF + texte), PDF seulement ou Texte seulement. Le PDF est le format que les assureurs et les conseils demandent habituellement; le fichier texte est utile quand le contenu doit être cité ou traité.
6. Sélectionnez Générer le rapport
Le rapport se génère et se télécharge sur votre appareil, sous le nom AuditReport suivi d’un horodatage. Le rapport consigne le nom de la personne qui l’a généré, ce qui fait partie de la piste de documentation.
Ce qui se passe ensuite
Dès son téléchargement, l’exportation est un dossier de protection confidentiel. Conservez-la selon votre politique de protection, et partagez-la seulement avec les personnes autorisées à en prendre connaissance : habituellement votre responsable des interventions, votre assureur quand c’est requis, et les autorités quand des obligations de signalement s’appliquent.
Vous pouvez générer un nouveau rapport en tout temps; chacun reflète les dossiers tels qu’ils existent au moment de la génération. Les dossiers sous-jacents restent dans Parcours Sécuritaires, et le rapport d’audit est archivé pendant 50 ans.
Dépannage
Je ne vois pas la page Rapport d’audit
- Votre rôle d’administrateur n’inclut pas la capacité « Générer des rapports d’audit ». Demandez au propriétaire du compte de vérifier votre rôle.
Un bénévole n’apparaît pas dans les résultats de recherche
- Essayez une autre orthographe, ou recherchez plutôt par courriel ou par numéro de téléphone.
- Effacez la plage de dates et relancez la recherche; une plage trop étroite peut masquer des résultats.
Il manque des dossiers que j’attendais dans le rapport
- Vérifiez la plage de dates. Elle filtre les dossiers détaillés (formation, quiz et événements d’audit); laissez-la vide pour couvrir tout l’historique.
- Confirmez que les bons bénévoles figurent dans la liste du rapport avant de générer.
La génération a échoué en cours de route
- Réessayez; une brève interruption de connexion en est la cause habituelle.
- Pour une liste très longue, générez en plus petits lots.
- Si l’échec persiste, contactez le soutien Parcours Sécuritaires en indiquant l’heure approximative du problème.
Notes
- Le rapport d’audit rassemble dans une seule exportation les dossiers horodatés de sélection, de formation, de politiques, de notes et d’événements d’audit.
- Il ne détermine ni culpabilité ni innocence, et il ne constitue pas un avis juridique.
- Seuls les administrateurs disposant de la capacité « Générer des rapports d’audit » peuvent en produire un.
- Formats d’exportation : PDF, texte ou les deux. Chaque rapport consigne le nom de la personne qui l’a généré.
- Partagez l’exportation seulement avec les personnes autorisées à en prendre connaissance.
- Le rapport d’audit est archivé pendant 50 ans.