Gérer les renouvellements et les expirations

Résumé

Les formations et les vérifications d’antécédents ne durent pas éternellement. Parcours Sécuritaires suit le cycle de vie de chacune, signale ce qui arrive à échéance et assigne les renouvellements de formation par lui-même. Cet article explique ce qui expire et quand, comment les états À risque, Renouveler et Expiré s’affichent, et comment commander de nouveau une vérification d’antécédents ou réassigner une formation.

À qui s’adresse cet article

Les administrateurs d’église
Les propriétaires de compte

Ce dont vous aurez besoin

Assurez-vous d’avoir :

Un accès administrateur
La page Vérifications d’antécédents pour la sélection, Assigner des parcours pour la formation, et les onglets Notifications et Règles de sélection dans Paramètres

Avant de commencer

Deux horloges tournent pour chaque bénévole. La formation se renouvelle selon le calendrier de votre église, 12 mois par défaut. Les vérifications d’antécédents se renouvellent selon le calendrier de votre église, 60 mois (cinq ans) par défaut. Les deux périodes se définissent à l’onglet Règles de sélection dans Paramètres.

Parcours Sécuritaires revérifie tous les bénévoles chaque nuit et signale ce qui arrive à échéance, alors la majeure partie se fait sans vous. Votre rôle consiste surtout à surveiller le tableau de bord et à commander de nouveau ou réassigner les quelques éléments que la plateforme ne peut pas renouveler par elle-même.

Étapes pour bien gérer les renouvellements

1. Lisez les états sur votre tableau de bord

Un bénévole passe à À risque environ un mois avant une échéance, et à Expiré une fois l’échéance dépassée. Une formation dont la date d’échéance est passée et qui n’est toujours pas terminée affiche un badge ambré En retard. Sur la carte de parcours du bénévole lui-même, l’action affiche Renouveler quand une formation de mise à jour attend. De votre côté, les personnes qui ont besoin d’attention se rassemblent sur le tableau de bord administrateur, où chaque ligne porte l’étiquette Autorisé, À risque ou Expiré. Voyez Votre tableau de bord administrateur.

2. Laissez la formation se renouveler d’elle-même

Environ un mois avant la date de renouvellement d’un parcours, Parcours Sécuritaires signale le bénévole À risque et assigne automatiquement un nouveau parcours de renouvellement, pourvu que le renouvellement automatique soit activé pour ce parcours. Le bénévole peut passer directement au quiz et ne revoir que ce qu’il a oublié. Si vous avez désactivé le renouvellement automatique pour un parcours, réassignez-le vous-même depuis Assigner des parcours. Voyez Assigner des parcours.

3. Commandez de nouveau les vérifications d’antécédents avant qu’elles n’expirent

Une vérification d’antécédents ne se renouvelle pas d’elle-même. À environ un mois de sa date de renouvellement, le bénévole est signalé À risque, et une fois la date dépassée, le statut affiche Expiré. Commandez de nouveau la vérification depuis la page Vérifications d’antécédents, exactement comme la première fois. Voyez Vérifications d’antécédents : comment fonctionnent les commandes.

4. Laissez les rappels faire le suivi à votre place

Les courriels de rappel sont envoyés automatiquement selon les nombres de jours avant l’échéance que vous choisissez à l’onglet Notifications; l’horaire par défaut est 14, 7, 3, 2, 1 et 0 jours avant la date d’échéance d’un parcours. Définissez vos périodes de renouvellement à l’onglet Règles de sélection. Voyez Paramètres avancés.

5. Arrêtez les renouvellements pour une personne qui part

Sur le parcours d’un bénévole, vous pouvez désactiver les rappels de renouvellement pour qu’une accréditation échue cesse de relancer la personne. Pour quelqu’un qui est réellement parti, mettez plutôt fin à son bénévolat. Voyez Quand un bénévole part : suspension, retrait et facturation.

Ce qui se passe ensuite

Tant que les renouvellements sont assignés et que les rappels sont activés, les bénévoles se renouvellent eux-mêmes et votre tableau de bord reste à jour. Consultez-le chaque semaine. Les personnes affichant À risque ou Expiré sont celles qui ont besoin d’un petit coup de pouce, et pour savoir ce que signifie chaque statut de sélection, voyez Statut de sélection : ce que signifie « En attente ». Les statuts des vérifications d’antécédents se mettent à jour automatiquement depuis Canpro SOS toutes les quelques heures.

Dépannage

Un bénévole affiche Expiré, mais il sert encore

Sa formation ou sa vérification d’antécédents a dépassé sa date de renouvellement. Réassignez le parcours, ou commandez de nouveau la vérification d’antécédents, et le statut se met à jour une fois l’étape complétée.

Quelqu’un a reçu un parcours de renouvellement inattendu

C’est le renouvellement automatique qui fait son travail environ un mois avant l’échéance. C’est normal, et le renouvellement est plus rapide que la première fois.

Les courriels de rappel ne partent pas

À l’onglet Notifications, vérifiez que les rappels sont activés, qu’au moins une valeur de jours avant l’échéance est définie et que le fuseau horaire de votre église est correct.

Les périodes de renouvellement ne conviennent pas à notre église

Modifiez-les à l’onglet Règles de sélection : la période de renouvellement de la formation et celle des vérifications d’antécédents s’y définissent toutes les deux.

Notes

Par défaut : la formation se renouvelle tous les 12 mois, les vérifications d’antécédents tous les 60 mois (cinq ans); les deux se configurent dans Règles de sélection.
Un bénévole est signalé À risque environ un mois avant une échéance et Expiré une fois celle-ci dépassée.
Les renouvellements de formation sont assignés automatiquement quand le renouvellement automatique est activé; les vérifications d’antécédents doivent être commandées de nouveau.
Les courriels de rappel se configurent à l’onglet Notifications, par défaut 14, 7, 3, 2, 1 et 0 jours avant l’échéance.
Commandez de nouveau les vérifications d’antécédents depuis la page Vérifications d’antécédents; réassignez la formation depuis Assigner des parcours.