Importer des membres

Résumé

Il y a plus d’une façon de faire entrer vos gens dans Parcours Sécuritaires : importer depuis Planning Center, importer depuis Rock RMS ou ajouter les personnes une à la fois. Cet article présente en détail l’importation depuis Planning Center, vous dirige vers les bons endroits pour les autres méthodes et explique le principe derrière chaque importation : faire entrer les fiches valides, signaler le reste et ne jamais laisser quelques problèmes bloquer le lot.

À qui s’adresse cet article

Administrateurs d’église qui mettent en place ou font grandir leur liste de bénévoles
Propriétaires du compte

Ce qu’il vous faut

Assurez-vous d’avoir :

Un accès administrateur avec les permissions d’importation
Pour Planning Center : l’intégration connectée (voir Planning Center : comment connecter Parcours Sécuritaires)
Pour Rock RMS : l’intégration connectée (voir Rock RMS : comment le connecter)
Votre âge minimal d’importation défini dans votre profil d’église (les personnes plus jeunes ne peuvent pas être importées)

Avant de commencer

Chaque importation dans Parcours Sécuritaires suit le même principe : elle importe toutes les personnes qu’elle peut, ignore celles qu’elle ne peut pas importer et vous dit exactement pourquoi. Une coquille dans une fiche ou une personne sous l’âge limite ne bloque jamais le reste du lot. Vous importez, vous lisez le sommaire, puis vous réglez les cas restants.

De plus, l’importation n’envoie de courriel à personne. Les invitations partent quand vous assignez des parcours; vous pouvez donc importer librement et mettre de l’ordre dans la liste avant qu’un seul bénévole n’entende parler de Parcours Sécuritaires.

Étapes pour importer des membres depuis Planning Center

1. Ouvrez Importation Planning Center

Sélectionnez Importation Planning Center dans le menu de gauche du tableau de bord administrateur. L’élément de menu apparaît une fois l’intégration connectée.

2. Choisissez votre source de personnes

Choisissez l’un des trois types de source : Filtrer les personnes (bâtissez une recherche à partir de champs comme le statut ou le campus), À partir d’une liste (importez une liste Planning Center enregistrée) ou À partir d’un groupe (importez un groupe Planning Center).

[Capture d’écran : page Importation Planning Center montrant les options Sélectionner la source de personnes : Filtrer les personnes, À partir d’une liste et À partir d’un groupe]

3. Bâtissez la recherche

Pour Filtrer les personnes, ajoutez un ou plusieurs filtres en choisissant un champ et une valeur; les campus se chargent directement depuis votre compte Planning Center. Pour les listes et les groupes, choisissez dans le menu déroulant, qui affiche le nombre de personnes de chacun.

4. Sélectionnez Rechercher les personnes

La grille de résultats affiche le nom, le courriel, le statut et l’âge de chaque personne. Deux points de couleur vous indiquent qui est déjà connu : le vert signifie que la personne existe déjà dans cette église (l’importation met sa fiche à jour), et l’orange signifie qu’elle existe dans une autre église et sera ignorée. Les personnes sous votre âge minimal d’importation ne peuvent pas être cochées.

[Capture d’écran : grille de résultats d’importation montrant les cases de sélection, les points verts et orange, et la colonne d’âge]

5. Sélectionnez les personnes à importer

Cochez des personnes individuellement, ou utilisez Tout sélectionner et Effacer. Le compte des personnes sélectionnées se met à jour au fur et à mesure.

6. Sélectionnez Importer la sélection

Une barre de progression suit l’importation pendant qu’elle récupère les personnes depuis Planning Center et les enregistre par lots. Restez sur la page jusqu’à la fin.

7. Passez en revue les doublons potentiels

Si l’importation repère des personnes qui ressemblent à des fiches que vous avez déjà, elle fait une pause et vous demande de passer en revue les doublons potentiels avant de continuer. Tranchez chaque cas, et l’importation reprend.

8. Lisez le sommaire des résultats

Quand l’importation se termine, un sommaire affiche trois nombres : Ajoutés, Mis à jour et Ignorés, avec les raisons de chaque exclusion listées en dessous. Cette liste des personnes ignorées devient votre liste de choses à régler.

Ce qui se passe ensuite

Les personnes importées apparaissent immédiatement sur votre page Communauté. L’étape suivante toute naturelle est d’assigner des parcours, et c’est aussi ce qui envoie à chaque personne son courriel d’invitation : voir Assigner des parcours aux bénévoles.

Si votre église utilise plutôt Rock RMS, l’importation Rock suit le même modèle de sélection et d’importation depuis l’élément de menu Importation Rock. La connexion et les détails propres à Rock se trouvent dans Rock RMS : comment le connecter.

Et pour une personne à la fois, vous n’avez pas besoin d’importation du tout : l’écran Assigner des parcours comporte un bouton Ajouter une personne manuellement, et le formulaire d’ajout de membre demande directement un nom et un courriel.

Dépannage

L’élément de menu d’importation est absent

L’élément de menu n’apparaît que lorsque l’intégration est connectée et activée. Vérifiez Paramètres de l’église, puis l’onglet Intégrations.
Suivez Planning Center : comment connecter Parcours Sécuritaires si la connexion n’a jamais été établie.

La case d’une personne est grisée

La personne est sous votre âge minimal d’importation. La colonne d’âge le signale.
Si l’âge semble erroné, corrigez la date de naissance dans Planning Center et relancez la recherche.

Une personne a été ignorée alors que je m’attendais à ce qu’elle soit importée

Lisez les raisons d’exclusion sous le sommaire; chaque exclusion y est listée avec sa cause.
Un point orange signifie que la personne appartient déjà au compte Parcours Sécuritaires d’une autre église. Communiquez avec le soutien Parcours Sécuritaires pour organiser un transfert.

Mes listes ou mes groupes ne s’affichent pas

Confirmez que le test de connexion Planning Center réussit dans Paramètres de l’église.
Le jeton d’accès personnel (Personal Access Token) doit avoir la permission de lire People, Lists et Groups dans Planning Center.

J’ai importé des personnes, mais personne n’a reçu de courriel

C’est voulu. Les invitations sont envoyées quand les parcours sont assignés, pas au moment de l’importation.

Notes

Les importations font entrer les fiches valides et signalent le reste; quelques fiches problématiques ne bloquent jamais le lot.
Point vert : la personne est déjà dans cette église, sa fiche est mise à jour. Point orange : elle appartient à une autre église, elle est ignorée.
Les personnes sous votre âge minimal d’importation ne peuvent pas être sélectionnées.
L’importation n’envoie pas d’invitations; c’est en assignant un parcours qu’elles partent.
Le sommaire Ajoutés / Mis à jour / Ignorés, avec les raisons d’exclusion, est votre liste de vérification après l’importation.
Rock RMS a son propre article couvrant la connexion et l’importation.