Importer l’historique des bénévoles

Résumé

Si votre église passe à Parcours Sécuritaires depuis un autre fournisseur, ou depuis des cartables et des fichiers Excel, personne n’a à repartir à zéro. L’importation de l’historique des bénévoles transfère les dates de formation et de sélection antérieures à partir d’un fichier Excel, valide d’avance les bases et signale tout ce qu’elle ne peut pas lire. Cet article vous guide à travers le téléversement, l’aperçu, la révision des doublons et les résultats.

À qui s’adresse cet article

Les administrateurs d’église qui font entrer leurs bénévoles existants dans Parcours Sécuritaires
Les propriétaires du compte

Ce dont vous aurez besoin

Assurez-vous d’avoir :

Un accès administrateur avec la permission d’importer l’historique des bénévoles
Un fichier Excel en format .xlsx ou .csv (un modèle d’exemple est téléchargeable sur la page)
Au minimum les noms des bénévoles; les courriels, les dates de formation, les dates de sélection et le statut des références si vous les avez

Avant de commencer

Les bénévoles importés arrivent avec les bases déjà validées : Parcours Sécuritaires considère que la conversation d’intégration a eu lieu, que la période de participation de six mois est passée et que les références ont été complétées chez votre fournisseur précédent. Deux choses restent actives : chaque bénévole doit quand même confirmer avoir lu et compris votre politique dans Parcours Sécuritaires, et une date de formation de plus d’un an est importée comme expirée, donc ces bénévoles auront besoin d’un renouvellement. La formation importée alimente aussi directement le mécanisme de renouvellement : chaque formation importée reçoit une date de renouvellement calculée à partir de sa date de formation, alors les parcours de renouvellement et les courriels de rappel sont assignés automatiquement quand l’échéance arrive.

Les courriels comptent plus qu’on le pense. Un courriel vide reçoit une adresse temporaire pour que l’importation puisse continuer, mais un bénévole ne peut pas se connecter tant qu’un vrai courriel n’est pas ajouté. Et si votre église utilise Planning Center, assurez-vous que les courriels ici correspondent exactement à ceux de Planning Center : les dossiers sont jumelés par courriel, et les écarts créent des comptes séparés qui ne se synchroniseront pas.

L’outil d’importation suit le même principe que toutes les importations de Parcours Sécuritaires : les lignes valides entrent, les lignes problématiques sont signalées avec leurs raisons, et rien ne bloque le lot.

Étapes pour importer l’historique des bénévoles

1. Ouvrez Importer l’historique

Sélectionnez Importer l’historique dans le menu de gauche du tableau de bord administrateur.

2. Téléchargez et remplissez le modèle

Utilisez le lien « Télécharger le modèle CSV d’exemple » sur la page. Les instructions pour les colonnes se trouvent juste à côté : Prénom et Nom de famille (ou une seule colonne Nom, séparée automatiquement), une colonne facultative Nom unique pour les personnes qui n’ont qu’un seul nom, Courriel, Date de formation (formats flexibles comme 2025-09-07 ou Sept 7 2025), Date de dernière sélection, et Références (TRUE si complétées). Les lignes commençant par # sont ignorées.

[Capture d’écran : étape de téléversement de l’importation de l’historique des bénévoles, montrant le lien de téléchargement du modèle, les instructions pour les colonnes et la zone de dépôt du fichier]

3. Téléversez votre fichier Excel

Sélectionnez « Choisir un fichier » et choisissez votre fichier .xlsx ou .csv. Parcours Sécuritaires l’analyse sur-le-champ.

4. Vérifiez la correspondance des colonnes

Si votre fichier contient des colonnes que l’outil d’importation ne reconnaît pas, elles sont listées en haut comme ignorées, avec les colonnes qui ont été reconnues. Rien n’est deviné en silence.

5. Passez l’aperçu en revue

L’aperçu montre chaque ligne analysée : combien ont un vrai courriel plutôt qu’une adresse temporaire, chaque date de formation (avec une mention « expirée » quand elle date de plus d’un an), chaque date de sélection, et une colonne d’avertissements qui explique tout ce qui semble douteux. Décochez les lignes que vous ne souhaitez pas encore importer.

[Capture d’écran : grille d’aperçu montrant les lignes analysées avec leurs cases à cocher, les dates de formation et de sélection, et la colonne d’avertissements]

6. Sélectionnez Importer la sélection

L’importation s’exécute, en créant et en configurant les bénévoles sélectionnés.

7. Réglez les doublons potentiels

Si l’importation trouve des personnes qui ressemblent à des dossiers existants, elle fait une pause et les liste. Pour chacune, choisissez Lier au compte existant (pour rattacher l’historique au compte actuel), Créer un nouveau compte, ou Ignorer. Les boutons d’action groupée appliquent un même choix à toutes les lignes, puis Confirmer et continuer termine l’importation.

8. Lisez les résultats

Le sommaire montre Ajoutés, Mis à jour et Ignorés, avec chaque raison d’exclusion listée. De là, Importer un autre fichier lance le lot suivant, et Voir la Communauté vous amène à votre liste mise à jour.

Ce qui se passe ensuite

Les bénévoles importés apparaissent dans Communauté avec les bases de leur sélection déjà validées et leurs dates consignées au dossier. La prochaine étape est d’assigner les parcours : toute personne avec une date de formation vide ou expirée en a besoin d’un, et c’est aussi l’assignation qui envoie à chaque bénévole son courriel d’invitation. Voir Assigner des parcours aux bénévoles.

Les lignes ignorées ne sont pas des causes perdues. Corrigez-les dans votre fichier source et importez le fichier de nouveau; les personnes qui existent déjà sont jumelées par courriel et mises à jour plutôt que dupliquées.

Dépannage

Beaucoup de lignes affichent des avertissements

Lisez le texte d’avertissement sur chaque ligne; il nomme le problème exact.
Les dates que l’outil d’importation ne peut pas lire sont la cause la plus fréquente. Reformatez-les (le format 2025-09-07 est le plus sûr) et téléversez de nouveau.

Un bénévole importé ne peut pas se connecter

Sa ligne n’avait pas de courriel, donc une adresse temporaire a été générée. Ajoutez son vrai courriel sur son profil et il pourra se connecter.

La formation apparaît comme expirée pour des bénévoles de longue date

Toute date de formation de plus d’un an est importée comme expirée, et c’est voulu : ainsi, aucun renouvellement ne passe inaperçu.
Assignez le parcours approprié et ils renouvelleront leur formation dans Parcours Sécuritaires.

La révision des doublons revient sans cesse

Les personnes dans votre fichier existent déjà dans Parcours Sécuritaires. Choisissez Lier au compte existant pour rattacher l’historique importé à leurs comptes actuels au lieu de créer des copies.

Certaines lignes ont été ignorées

Les raisons d’exclusion sous le sommaire nomment chacune d’elles. Corrigez ces lignes dans votre fichier source et importez le fichier de nouveau.

Notes

L’importation d’historique valide d’avance la conversation d’intégration, la participation de six mois et les références. La signature de la politique se fait quand même dans Parcours Sécuritaires.
Une date de formation de plus d’un an est importée comme expirée.
Un courriel vide reçoit une adresse temporaire; le bénévole ne peut pas se connecter tant qu’un vrai courriel n’est pas ajouté.
Les lignes valides sont importées et les lignes problématiques sont signalées avec leurs raisons; rien ne bloque le lot.
Importer l’historique n’assigne pas de parcours et n’envoie aucun courriel.
Églises avec Planning Center : faites correspondre les courriels exactement, les dossiers se synchronisent par courriel.