Références : dépannage pour les administrateurs

Résumé

Dans Parcours Sécuritaires, les références se gèrent en grande partie toutes seules : le bénévole nomme deux personnes, la plateforme envoie par courriel un questionnaire à chacune, et vous examinez ce qui revient. Cet article couvre le côté administrateur : quoi faire quand un courriel n’arrive jamais, comment renvoyer une demande, ce que signifie un numéro de téléphone, comment consulter une soumission et comment marquer une référence comme complétée.

À qui s’adresse cet article

Les administrateurs d’église qui examinent et approuvent les références
Les propriétaires du compte

Ce dont vous aurez besoin

Assurez-vous d’avoir :

Un accès administrateur avec la permission de consulter le statut de sélection
Des questions de référence configurées pour votre église (voir Définir vos questions de référence)
Le nom et les coordonnées de la référence, entrés par le bénévole ou par vous

Avant de commencer

Un petit rappel du fonctionnement des références. Le bénévole entre deux références sur sa page Mes exigences, chacune avec une adresse courriel ou un numéro de téléphone (voir Ajouter vos références). Une adresse courriel déclenche une demande de questionnaire automatique. Un numéro de téléphone signifie que le personnel de l’église fait un suivi par téléphone.

Une chose à savoir dès le départ : le courriel du questionnaire part seulement si votre église a des questions de référence configurées. Si votre page Questions de référence est vide, Parcours Sécuritaires n’a rien à demander et n’envoie tout simplement rien. C’est la raison la plus courante pour laquelle une référence « n’a jamais reçu le courriel ».

Vous gérez tout à partir d’une seule boîte de dialogue. Sur le tableau de bord administrateur, chaque ligne de bénévole a des badges Réf 1 et Réf 2; en sélectionner un ouvre la boîte de dialogue « Références de [nom du bénévole] ». Chaque référence dans la boîte de dialogue affiche Complétée (avec la date et le nom de la personne qui l’a approuvée) ou Non complétée.

Étapes pour gérer les références d’un bénévole

1. Ouvrir la boîte de dialogue des références

Depuis le tableau de bord administrateur, trouvez le bénévole et sélectionnez son badge Réf 1 ou Réf 2. La boîte de dialogue « Références de [nom du bénévole] » s’ouvre avec les deux références dans une même vue.

[Capture d’écran : boîte de dialogue des références d’un bénévole, montrant la Référence 1 marquée Complétée avec une date et la Référence 2 Non complétée avec les champs de nom et de coordonnées]

2. Vérifier le statut de chaque référence

Une référence complétée affiche un crochet, la date d’achèvement et le nom de l’administrateur qui l’a approuvée. Une référence non complétée affiche ses champs de nom et de coordonnées pour que vous puissiez les modifier, ainsi que les boutons d’action.

3. Ajouter ou corriger le nom et les coordonnées

Saisissez ou corrigez le nom de la référence et l’adresse courriel ou le numéro de téléphone, puis sélectionnez Enregistrer. Si vous enregistrez une nouvelle adresse courriel valide, Parcours Sécuritaires envoie immédiatement la demande de questionnaire et le confirme à l’écran.

4. Renvoyer le courriel s’il s’est perdu

Sélectionnez Envoyer le courriel à la référence pour envoyer de nouveau la demande de questionnaire. Le bouton apparaît une fois qu’un nom et une adresse courriel valide sont enregistrés pour la référence.

5. Faire un suivi téléphonique quand le contact est un numéro de téléphone

Un numéro de téléphone affiche un avis « Téléphone seulement » dans la boîte de dialogue, vous indiquant qu’un suivi manuel est requis. Aucun courriel n’est envoyé. Appelez la référence, passez en revue les questions de référence de votre église, consignez par écrit la conversation selon la pratique de votre église, puis sélectionnez Marquer comme complété.

6. Consulter une soumission complétée

Quand une référence complète le questionnaire envoyé par courriel, un bouton Voir la soumission apparaît. Il ouvre la soumission complète : le nom et le courriel de la référence, la date de soumission et sa réponse à chaque question.

[Capture d’écran : boîte de dialogue Soumission de référence montrant le nom de la référence, la date de soumission et la liste des questions avec les réponses]

7. Marquer la référence comme complétée, ou la rejeter

Marquer comme complété approuve la référence. Parcours Sécuritaires enregistre la date et votre nom comme approbateur.
Rejeter demande une raison écrite, puis libère la place pour que le bénévole puisse nommer une autre personne. Les champs de référence du bénévole se déverrouillent pour la nouvelle entrée.
Annuler renverse une approbation si vous avez marqué la mauvaise référence. On vous demandera d’abord de confirmer.

Ce qui se passe ensuite

Une fois les deux références complétées, le profil du bénévole affiche Références : toutes approuvées, et la section Références sur la page Mes exigences du bénévole affiche chaque référence comme vérifiée. Cela le rapproche d’un pas du statut d’adulte autorisé; voir Statut de sélection : ce que signifie « En attente » pour le reste du portrait.

Chaque action dans la boîte de dialogue (courriels envoyés, approbations, rejets, annulations) est enregistrée dans l’historique d’activité du bénévole, de sorte qu’il reste toujours une trace écrite de qui a fait quoi et quand. Les soumissions de référence passées demeurent accessibles dans la section Références archivées de la boîte de dialogue.

Dépannage

La référence dit n’avoir jamais reçu le courriel

Vérifiez que votre église a des questions de référence configurées sur la page Questions de référence. Sans questions, le courriel n’est pas envoyé du tout.
Confirmez que le champ de contact contient une adresse courriel, pas un numéro de téléphone. Les numéros de téléphone ne déclenchent jamais de courriel.
Cherchez une faute de frappe dans l’adresse. Corrigez-la et sélectionnez Enregistrer; une adresse corrigée envoie la demande automatiquement.
Demandez à la référence de vérifier son dossier de pourriels ou de courrier indésirable pour un courriel provenant d’une adresse safepathways.com.
Sélectionnez Envoyer le courriel à la référence pour renvoyer la demande.

Le bouton Envoyer le courriel à la référence n’apparaît pas

Le bouton a d’abord besoin d’un nom de référence et d’une adresse courriel valide enregistrés.
Si la référence a déjà complété son questionnaire, il n’y a plus rien à envoyer.

Le bénévole a entré un numéro de téléphone au lieu d’un courriel

C’est permis, et cela signifie un suivi manuel : appelez la référence et utilisez Marquer comme complété quand vous êtes satisfait.
Si la référence a une adresse courriel, remplacez le numéro de téléphone par celle-ci et sélectionnez Enregistrer pour envoyer plutôt le questionnaire.

Le bénévole ne peut pas modifier une référence sur sa page Mes exigences

Une fois une référence approuvée, les champs du bénévole se verrouillent et affichent « Contactez un administrateur pour modifier ». Utilisez Annuler dans la boîte de dialogue si un changement est vraiment nécessaire.
Une fois une référence rejetée, la place se libère et le bénévole peut entrer une autre personne.

J’ai approuvé la mauvaise référence

Ouvrez la boîte de dialogue et sélectionnez Annuler sur cette référence, puis confirmez. Le renversement est enregistré dans l’historique d’activité du bénévole.

Il n’y a pas de bouton Voir la soumission sur une référence complétée

Voir la soumission apparaît seulement quand la référence a complété le questionnaire envoyé par courriel.
Les références approuvées par suivi téléphonique ou Marquer comme complété n’ont pas de soumission de questionnaire à consulter.

Notes

Une adresse courriel signifie une demande de questionnaire automatique. Un numéro de téléphone signifie un suivi manuel plus Marquer comme complété.
Le courriel du questionnaire exige que des questions de référence soient d’abord configurées.
Enregistrer une nouvelle adresse courriel valide envoie la demande immédiatement. Envoyer le courriel à la référence la renvoie.
Voir la soumission montre toutes les réponses au questionnaire pour les références jointes par courriel.
Rejeter une référence libère la place pour que le bénévole puisse nommer quelqu’un d’autre.
Les approbations enregistrent la date et l’administrateur approbateur, et chaque action se retrouve dans l’historique d’activité du bénévole.