Facturation et comptes bénévoles
Comment les comptes bénévoles déterminent votre facture, ce qui change en cours d’année, et comment ajuster votre niveau avant le renouvellement.
Résumé
Parcours Sécuritaires facture par compte bénévole, par année, avec une tarification par niveaux qui récompense la formation de toute votre communauté. Cet article explique ce qui compte comme un compte bénévole, les niveaux de tarification, les trois règles qui déterminent quand la facturation commence et s’arrête, et comment lire l’onglet Facturation.
À qui s’adresse cet article
- Les propriétaires du compte
- Les administrateurs d’église avec la permission de gérer la facturation
Ce dont vous aurez besoin
Assurez-vous d’avoir :
- Un accès administrateur avec la permission de facturation
- Quelques minutes avec votre nombre de bénévoles, surtout à l’approche du renouvellement
Avant de commencer
Un compte bénévole est une licence qui permet à une personne précise d’accéder à un parcours adapté à son rôle. Une personne, un compte : les comptes sont liés à l’individu et ne peuvent pas passer d’un bénévole qui part à son remplaçant. L’accès administrateur pour votre personnel est inclus sans frais supplémentaires et ne compte jamais dans vos comptes bénévoles.
Trois règles gouvernent la facturation, et elles valent la peine d’être connues par cœur :
- La facturation commence à l’assignation d’un parcours. Importer ou ajouter des personnes ne coûte rien; un compte bénévole est utilisé quand un parcours est assigné à cette personne.
- Pendant l’année en cours, le décompte ne fait que monter. Si vous dépassez le niveau auquel vous vous êtes engagé, votre bloc engagé garde son tarif, les comptes au-delà sont facturés au tarif par compte du niveau suivant, et ces comptes supplémentaires sont ajoutés à la facture de votre prochain renouvellement.
- La réduction se fait au renouvellement. Retirer l’attribution d’un parcours ou mettre fin au bénévolat d’une personne ne réduit pas la facture de l’année en cours, et il n’y a pas de remboursement pour les comptes auxquels vous vous êtes engagé mais que vous n’avez pas utilisés. Ajustez votre niveau au moment du renouvellement. La seule exception est une vraie erreur de clic : depuis le profil du bénévole, vous pouvez annuler un parcours assigné par erreur, tant que le bénévole n’a pas encore été avisé ni commencé à s’en servir, et l’annulation retire entièrement ce parcours de votre facturation.
Les niveaux de tarification, par compte bénévole par année, tout inclus (aucun frais d’adhésion, aucun frais supplémentaire, la conservation des données comprise dans le prix) :
- 1 à 99 comptes bénévoles : 14,99 $
- 100 à 299 : 12,99 $
- 300 à 599 : 9,99 $
- 600 à 999 : 7,99 $
- 1 000 à 9 999 : 6,99 $
Votre tarif est fixé par le nombre auquel vous vous engagez, et il s’applique au bloc entier. Comme chaque niveau est une marche vers le bas, il y a des points où s’engager au minimum du niveau suivant coûte moins cher que de rester en place : une église qui a besoin de 87 comptes paie moins en s’engageant pour 100. Le calculateur de prix sur safepathways.com fait ce calcul pour vous, et les ententes au-delà du Niveau 5 (y compris la tarification dénominationnelle) passent par une conversation, alors contactez-nous.
Une dernière chose qui n’apparaît jamais sur cette facture : les vérifications d’antécédents. Canpro SOS les facture directement à votre église, et Parcours Sécuritaires n’ajoute aucun frais.
Étapes pour consulter votre facturation
1. Ouvrez Paramètres et l’onglet Facturation
Sélectionnez Paramètres dans le menu de gauche, puis l’onglet Facturation.
[Capture d’écran : onglet Facturation montrant les cartes Plan actuel et Date de renouvellement, avec le décompte d’utilisation des comptes bénévoles en dessous]
2. Vérifiez votre plan actuel
La carte Plan actuel montre le nom de votre plan et son prix annuel.
3. Vérifiez votre date de renouvellement
La carte Date de renouvellement montre quand votre année se termine. Un badge d’avertissement apparaît dans les 60 derniers jours, et un badge Expiré si la date est passée.
4. Lisez votre utilisation
La carte d’utilisation montre combien de comptes bénévoles sont utilisés par rapport à la limite de votre plan, par exemple 84 / 99. Si vous êtes au-dessus, un badge indique de combien; ces comptes supplémentaires suivent la deuxième règle ci-dessus.
5. Voyez qui détient un compte
Dépliez la liste des détenteurs pour voir chaque personne par nom et courriel. C’est la liste à parcourir avant le renouvellement : vous pouvez mettre fin au bénévolat de toute personne qui ne sert plus, pour que votre engagement de l’année suivante corresponde à la réalité.
Ce qui se passe ensuite
Rien ne cesse de fonctionner quand vous dépassez votre limite; Parcours Sécuritaires ne bloque jamais un bénévole en cours d’année à cause du décompte. Le badge de dépassement est votre avertissement que les comptes supplémentaires seront facturés au prochain renouvellement, au tarif du niveau suivant. Si vous êtes proche d’une limite de niveau, consultez le calculateur : s’engager au niveau suivant coûte souvent autant ou moins, et vous donne de la place pour grandir.
Dépannage
Le décompte est plus élevé que je m’y attendais
- Dépliez la liste des détenteurs et repérez les bénévoles qui ne servent plus. Mettre fin à leur bénévolat ne changera pas la facture de l’année en cours, mais ça ajuste votre renouvellement.
- Les comptes administrateurs ne comptent jamais, donc la liste ne contient que des bénévoles.
Nous avons dépassé notre limite en cours d’année
- Continuez; rien n’est bloqué. Les comptes au-delà de votre niveau sont facturés au tarif du niveau suivant et ajoutés à la facture du renouvellement.
- Avant le renouvellement, décidez si vous vous engagez carrément au niveau suivant; près d’une limite, c’est souvent moins cher.
Je ne vois pas l’onglet Facturation
- Votre rôle d’administrateur n’inclut pas la permission de facturation. Demandez à votre propriétaire du compte.
J’ai une question sur une facture
- Contactez le soutien de Parcours Sécuritaires avec le nom de votre église et la date de la facture. Les questions de facturation sont traitées par une vraie personne, pas par un formulaire.
Notes
- Un compte bénévole, c’est une personne à qui un parcours est assigné. L’accès administrateur est inclus sans frais supplémentaires.
- Importer des personnes ne coûte rien; la facturation commence à l’assignation d’un parcours.
- Pendant l’année en cours, le décompte ne fait que monter; les réductions prennent effet l’année suivante.
- Niveaux par compte par année : 14,99 $ (1 à 99), 12,99 $ (100 à 299), 9,99 $ (300 à 599), 7,99 $ (600 à 999), 6,99 $ (1 000 à 9 999). Tout inclus.
- Les comptes ne sont pas transférables; un bénévole remplaçant utilise un nouveau compte.
- Les vérifications d’antécédents sont facturées directement par Canpro SOS, jamais par Parcours Sécuritaires.