Watch Party : animer une séance de formation de groupe
Formez une salle entière de bénévoles en même temps, tout en permettant à chaque personne d’obtenir son propre certificat.
Résumé
Un Watch Party permet à votre église de former une salle de bénévoles ensemble : mêmes vidéos, mêmes quiz, un seul écran, et la progression de chaque personne reste enregistrée individuellement. Cet article vous guide pour en configurer un, ajouter les bénévoles, présenter à la salle et enregistrer les résultats pour que la formation compte pour chaque personne.
À qui s’adresse cet article
- Les administrateurs d’église qui animent des séances de formation de groupe
- Les bénévoles qui participent à un Watch Party (voyez la note plus bas; vous n’avez rien à préparer)
Ce dont vous aurez besoin
Assurez-vous d’avoir :
- Un accès administrateur avec les permissions Watch Party
- Une salle avec un écran, du son et une connexion Internet fiable
- Votre liste de participants
- Une imprimante, si vous voulez des feuilles de présence et des cahiers de quiz en papier
Avant de commencer
Un Watch Party se déroule en trois étapes sur un seul écran : Configuration, Formation et Résultats, avec un mode Présentation plein écran pour la salle. L’expérience de formation reflète volontairement ce que les bénévoles voient en ligne, pour que quiconque renouvelle plus tard sur son propre ordinateur portable s’y retrouve déjà.
Une note pour les bénévoles qui participent à un Watch Party : vous n’avez qu’à vous présenter. Votre présence, vos résultats de quiz et votre reconnaissance des politiques sont enregistrés pour vous, la formation compte exactement comme si vous l’aviez faite en ligne, et votre certificat peut vous être envoyé par courriel par la suite.
Étapes pour animer un Watch Party
1. Créez le Watch Party
Sélectionnez Watch Party dans le menu de gauche, puis Nouveau Watch Party. Les séances existantes s’affichent avec leur date, leurs parcours, leur nombre de participants et leur statut.
[Capture d’écran : la page de liste des Watch Party montrant les séances passées et le bouton Nouveau Watch Party]
2. Sélectionnez les parcours
À l’étape Configuration, cochez les parcours que la séance couvrira. Le parcours Introduction est requis et déjà sélectionné. Le sommaire de la séance se met à jour au fil de vos choix, en montrant le nombre de vidéos, la durée estimée et le nombre de quiz, pour que vous puissiez planifier la soirée de façon réaliste.
3. Ajoutez les participants
Recherchez parmi vos bénévoles existants et ajoutez chaque personne, ou utilisez Ajouter un nouveau bénévole pour quelqu’un qui n’est pas encore dans Parcours Sécuritaires. La grille des participants montre toutes les personnes ajoutées; un courriel manquant est signalé pour que vous puissiez le corriger avant l’envoi des certificats.
[Capture d’écran : l’étape Configuration du Watch Party montrant les cases des parcours avec le sommaire de la séance, et la liste des participants à côté]
4. Remplissez les détails et imprimez votre matériel
Remplissez les champs Lieu et Animateur, puis imprimez ce qu’il vous faut : la feuille de présence, la reconnaissance des politiques, les cahiers de quiz et le corrigé pour l’animateur. Sélectionnez Enregistrer avant de continuer.
5. Présentez à la salle
Passez à l’étape Formation et sélectionnez Présenter pour le mode plein écran. Parcourez chaque vidéo et chaque quiz avec votre groupe, dans l’ordre, exactement comme le lecteur les présente. Les bénévoles répondent aux questions de quiz sur papier ou à voix haute, selon la préférence de votre église; le corrigé permet à l’animateur de corriger sans se tromper.
6. Enregistrez les résultats
À l’étape Résultats, marquez chaque participant : Présence, Quiz et Politiques, avec une note facultative par personne. Les boutons d’action groupée (Marquer tous présents, Réussir tous les quiz, Reconnaître toutes les politiques) couvrent le cas le plus courant, celui où toute la salle a terminé ensemble. Sélectionnez Enregistrer les résultats.
[Capture d’écran : l’étape Résultats du Watch Party montrant la grille des participants avec les cases Présence, Quiz et Politiques et les boutons d’action groupée]
7. Finalisez la formation
Cochez la déclaration de confirmation (vous confirmez que les participants marqués ont complété la formation, réussi toutes les questions des quiz et complété la reconnaissance des politiques), choisissez si vous voulez envoyer par courriel les certificats aux bénévoles et un sommaire à vous-même, puis sélectionnez Formation complétée. La séance se verrouille et affiche sa date d’achèvement.
Ce qui se passe ensuite
Le dossier de chaque participant se met à jour individuellement : l’achèvement du parcours compte pour son certificat et son statut d’adulte autorisé, exactement comme s’il avait suivi la formation en ligne. Les certificats sont envoyés par courriel si vous avez choisi cette option, et la séance affiche Complétée dans votre liste de Watch Party, où les séances passées demeurent dans vos dossiers.
Dépannage
Je ne peux pas passer à l’étape Formation ou Résultats
- Les étapes se déverrouillent dans l’ordre. Sélectionnez au moins un parcours et ajoutez au moins un participant à l’étape Configuration, puis sélectionnez Enregistrer.
Un participant n’a pas d’adresse courriel
- La grille signale les courriels manquants. Ajoutez-en une sur son profil pour que son certificat puisse être envoyé par courriel; la formation est quand même enregistrée dans tous les cas.
La vidéo ne joue pas dans la salle
- Les réseaux d’église sont les coupables habituels. Suivez Dépannage : la vidéo ne joue pas, surtout l’étape sur l’autorisation de Vimeo.
- Testez la connexion de la salle avant la séance; le sommaire de la séance vous indique la quantité de vidéo que vous diffuserez.
Le bouton Formation complétée est désactivé
- La case de confirmation doit d’abord être cochée. C’est la trace écrite qu’une personne s’est portée garante de ces résultats.
J’ai finalisé avec une erreur dans les résultats
- Les séances finalisées se verrouillent pour protéger le dossier. Contactez le soutien Parcours Sécuritaires en précisant la date de la séance et ce qui doit être corrigé.
Notes
- Un Watch Party est une seule séance de groupe avec des dossiers individuels : la présence, les quiz et la reconnaissance des politiques s’inscrivent au profil de chaque bénévole.
- Le parcours Introduction est toujours inclus.
- Le mode Présentation reflète volontairement le lecteur en ligne, pour que les formations de mise à jour faites en solo semblent déjà familières.
- Des feuilles de présence, des documents de politiques, des cahiers de quiz et un corrigé imprimables sont intégrés.
- La finalisation exige une déclaration de confirmation, verrouille la séance et peut envoyer les certificats par courriel automatiquement.